1. Développer une vision plus globale de l’activité
Si un cadre dirigeant souhaite connaître à l’avance les pics d’activité ainsi que les périodes creuses, il n’aura qu’à se référer au planning en ligne de son entreprise. Ceci lui permettra d’anticiper les besoins importants par rapport à son projet ou de programmer des réunions avec son équipe.
2. Simplifier la communication
La mise en place d’un agenda collaboratif fait partie des meilleurs moyens pour améliorer la communication au sein d’une entreprise. Chaque collaborateur pourra alors accéder en temps réel et rapidement aux informations importantes dans le département auquel il est rattaché. La réduction du temps passé à la recherche d’informations optimise également la productivité de chacun.
3. Faciliter la mobilité professionnelle
Aujourd’hui, les besoins de mobilité professionnelle actuelle des entreprises demandent la centralisation des données dans une application Retail de Planification. Une personne qui s’occupe de deux tâches en simultané pourra accéder aux mises à jour du planning par ses collaborateurs.
4. Optimiser le temps
Grâce à la centralisation des informations via la mise en place d’un planning en ligne, un manager n’aura plus à demander la disponibilité de chaque membre de son équipe. Il suffit de mettre en place un calendrier partagé pour faciliter sa gestion ainsi que la coordination des tâches.
5. Gagner en performance
Utiliser un agenda collaboratif permet au manager d’optimiser son temps pour la gestion du planning de son équipe. Dès lors, il pourra se concentrer sur d’autres tâches importantes comme la prospection, l’élaboration de nouvelles stratégies commerciales, la fidélisation des clients, etc.
6. Avoir le contrôle sur l’accès au planning
Établir un agenda collaboratif permet de sélectionner les personnes de l’entreprise qui pourront accéder au planning. C’est nécessaire lorsqu’il s’agit de partager des données sensibles ou à caractère confidentiel. Limiter l’accès aux informations peut être primordial pour la sécurité de l’entreprise.
7. Limiter la réception d’emails en masse
L’utilisation d’un agenda partagé permet de réguler le flux de mails pour les prises de rendez-vous. Il sera en effet plus facile de replanifier les dates butoirs, de repousser ou d’annuler les réunions puis d’en informer les clients et les partenaires.
8. Diminuer les probabilités de se tromper
Un planning en ligne permet à une entreprise d’éviter les erreurs d’organisation comme les doubles rendez-vous à une même heure par exemple. L’utilisation d’un agenda partagé est surtout incontournable dans les cabinets médicaux réunissant plusieurs praticiens.